准备和整理勘察设计资质申请所需的办公场所及设备证明时，企业应遵循以下步骤：
### 办公场所证明
1. **确认要求**：首先，了解当地建设行政主管部门对办公场所的具体要求，包括面积、位置、使用性质等。
2. **产权或租赁证明**：
- 如果办公场所以企业名义拥有，需提供房产证复印件。
- 若是租赁的，则需要提供租赁合同原件及出租方的房产证复印件。
确保租赁合同中明确记载了租赁双方的信息、租赁期限、租金金额以及租赁物的具体地址。
3. **办公环境照片**：拍摄办公场所的照片，以展示办公环境和布局，确保能够满足日常运营和专业工作的需求。
4. **办公场地的功能划分说明**：如果有必要，可以提供一份关于办公场地功能区划分的说明文件，比如哪些区域用于设计工作、会议室、档案存储等。
### 设备证明
1. **列出所需设备清单**：根据所申请的资质等级和类型，确定所需的硬件设施和技术装备，并列出详细的设备清单。
2. **购买发票或租赁协议**：为每项设备提供购置发票复印件或者租赁协议。
如果是二手设备，可能还需要提供原购买发票或者其他合法来源证明。
3. **设备照片**：拍摄设备的照片，特别是关键的专业设备，如测量仪器、试验装置、计算机辅助设计系统等，以证明设备的真实存在和正常使用状态。
4. **技术规格说明书**：对于一些特定的专业设备，可能还需要提供技术规格说明书，以证明其符合相关行业标准和技术要求。
5. **维护记录**：如果有，可以提供设备的定期维护保养记录，表明设备处于良好的工作状态。
### 注意事项
- 确保所有提供的文件都是最新且有效的。
- 所有复印件都需要加盖公司公章。
- 仔细核对所有材料的真实性和完整性，避免因信息不准确导致审批延误或失败。
- 在提交之前，最好先咨询相关部门或专业人士，确保所有材料都符合最新的政策规定和要求。
通过上述步骤，企业可以有效地准备和整理出一套完整的办公场所及设备证明材料，有助于顺利通过勘察设计资质的审核。